Nisu to više samo prašnjavi papiri, današnje arhive dobrim dijelom se čuvaju u digitalnoj formi i, kao trajni vid zaštite, na mikrofilmu, čiji se vijek procjenjuje na 500 godina, objašnjavaju u kompaniji ADS – Archive Digital Solution, iz Banjaluke, jednom od najvećih preduzeća u BiH za upravljanje arhivskom građom. Godinama unazad, bave se digitalizacijom, mikrofilmovanjem, registraturskim-fizičkim sređivanjem papirne arhive, čuvanjem papirnih originala i svih medija u savremenim depoima, opremljenim prema ISO standardima, kao i dezintegracijom (rezanjem, šrediranjem) dokumentacije. Kažu da o standardima, ipak, najbolje govori podugačak spisak klijenata koji su im svoju dokumentaciju povjerili na čuvanje, a među kojima su banke, javne ustanove i preduzeća, institucije, tržni centri, osiguravajuće kuće i drugi.

“Kad nabrojite sve te klijente i probate da zamislite koliko se značajnih i povjerljivih podataka i dokumenata kod nas čuva, shvatite da je arhiva zaista pravo blago o kojem se, baš kao o blagu, i mora starati. Kad smo sa tim poslom počinjali, bili smo pioniri koji su od vrata do vrata strankama objašnjavali da arhive nisu neki memljivi podrumi, već izuzetno ozbiljan i odgovoran posao, sa posebnim akcentom na značaj očuvanja stare dokumentacije”, kaže generalni direktor ADS-a Željko Stojnić.  

Pionirski posao vremenom se pretvorio u preduzeće sa najsavremenijom opremom, pa ADS u procesu digitalizacije koristi najsavremenije skenere kakve trenutno imaju samo rijetki, poput NASA-e.

„Iz cijele Bosne i Hercegovine stižu nam pozivi onih koji svoju arhivu žele da digitalizuju. Nakon skeniranja dokumenata, unosimo metapodatke prema želji klijenta, na osnovu kojih se može pronaći željeni dokument među milion drugih u roku od nekoliko sekundi. Razvojem informacionih tehnologija, to je postao najjeftiniji i jednako pouzdan način čuvanja kao i mikrofilm“, objašnjava Stojnić. 

U ADS-u koji je odnedavno u vlasništvu kompanije Prointer ITSS, izuzetno su ponosni i na mikrofilmsku laboratoriju, ali i na opremu za rezanje (šrediranje) građe, svjetski poznatog proizvođača mašina za uništavanje papira – šredera, EBA GmbH, čiji su i zastupnici.

Uz akreditacije za sve usluge koje nude, jedini u Bosni i Hercegovini ispunjavaju zahtjeve prema ISO standardu za čuvanje arhivske i bibilotečke građe. Nivo profesionalnosti u poslovanju potvrđuje i podatak da su jedini u BiH koji posjeduju i Industrijsku sigurnosnu dozvolu. Taj dokument koji izdaje Ministarstvo bezbjednosti BiH odnosi se na pristup podacima stepena „TAJNO“. 

Baš taj segment poslovanja arhivu oslikava i iz malo drugačijeg ugla. Tačnije, u njoj ne rade samo stručni, već prije svega ljudi od povjerenja koji razumiju osjetljivost i povjerljivost podataka koje čuvaju.

„Mi smo upravo na taj način i stvarali kolektiv i zato među zaposlenima imamo čitav spektar različitih struka. Uvijek nam je bio cilj da jedni drugima vjerujemo i da svi budemo svjesni koliko je značajan posao koji radimo“, kaže direktor ADS-a.

O značaju tog posla svjedoče i izuzetno strogi i precizni zakoni o čuvanju arhivske građe karakteristični za skoro sve zemlje razvijenog svijeta. Na našem prostoru preporučeno je da se kopije mikrofilmova čuvaju minimum 50 kilometara od glavnog sjedišta, a prema važećem Zakonu o arhivskoj djelatnosti Republike Srpske nakon digitalizacije i mikrofilmovanja dio papirne dokumentacije može se uništiti. Ipak, gomilanje arhive i dalje je veliki problem, a samim tim i njeno adekvatno ažuriranje, sigurnost i pristup pojedinim spisima u preduzećima i institucijama, zbog čega je sve ono što radimo samo odraz realne potrebe na tržištu, kažu u ADS-u i naglašavaju da su za upravljanje dokumentima elektronski sistemi najbolje rješenje. 
Još jedno rješenje koje dodatno svjedoči o tome šta znači izgubiti arhivu uvele su SAD nakon 11. septembra 2001. Tada su odlučili da kopije mikrofilma moraju biti izmještene čak na drugu tektonsku ploču.