Arhive već odavno nisu ono što su bile. Umjesto prašnjavih papira i memljivih podruma, arhivska građa sve češće se čuva u digitalnoj formi i, kao trajni vid zaštite, na mikrofilmu, čiji se vijek procjenjuje na 500 godina.
Najsavremenije tehnologije arhiviranja uspjeli su da osvoje u kompaniji ADS – Archive Digital Solution iz Banjaluke i tako postanu jedno od najvećih preduzeća u Bosni i Hercegovini za upravljanje arhivskom građom. O standardima najbolje govori podugačak spisak klijenata koji su im svoju dokumentaciju povjerili na čuvanje, među kojima su banke, javne ustanove i preduzeća, institucije, tržni centri, osiguravajuće kuće, privatna preduzeća i mnogi drugi, kaže direktor ADS-a Željko Stojnić.
Imajući u vidu da ste u kompaniji ADS od samog početka, šta se sve promijenilo u arhiviranju od tada do danas?
Najprije je potrebno napraviti razliku između konvencionalnog i elektronskog arhiviranja. Konvencionalno arhiviranje poznato je svakome ko je imao doticaja sa dokumentacijom, bar u osnovi, dok je elektronski način arhiviranja - digitalizacija i mikrofilmovanje, nastao kao rezultat ubrzanog tehnološkog razvoja, prije svega informacionih tehnologija. Ako me pitate šta se sve promijenilo u ovom periodu, mogu slobodno reći da se promijenila svijest kod klijenata o prednostima elektronskog načina arhiviranja i elektronskog načina poslovanja, uopšte.
Da li se, u tom periodu, promijenila i percepcija klijenata o značaju arhive?
Ta percepcija se značajno promijenila, u pozitivnom smislu. Nekad smo, kao ’pioniri’, od vrata do vrata strankama objašnjavali koliko je to ozbiljan i odgovoran posao, sa posebnim akcentom na značaj očuvanja stare dokumentacije. Sada iz godine u godinu imamo sve više zainteresovanih za naše usluge. Jednostavno, klijenti traže rješenje kako da postupaju sa dokumentacijom, koje je svake godine sve više. Dokumentacija postaje priličan finansijski izdatak, jer zahtijeva sve veći arhivski prostor, fizičko i tehničko obezbjeđenje, angažman većeg broja zaposlenih i više utrošenog vremena.
Ipak, već ste pomenuli da i dalje postoji problem sa gomilanjem arhive, adekvatnim ažuriranjem i pristupom pojedinim spisima u preduzećima i institucijama. Kako to riješiti?
Postoji rješenje. Digitalizacijom i mikrofilmovanjem, omogućen je brži i jednostavniji pristup informacijama, bolja zaštita podataka, a u Republici Srpskoj je moguće znatan dio dokumentacije uništiti prije isteka roka čuvanja u konvencionalnom obliku, na način da se utvrde interna pravila čuvanja, predvide dokumenti i procesi arhiviranja, s posebnim osvrtom na informacionu bezbjednost.
Šta sve ADS može da ponudi klijentima?
Obično kažem da se ADS bavi svim poslovima vezano za papirnu dokumentaciju. Iako je osnova djelatnost digitalizacija i mikrofilmovanje dokumentacije, pojavila se potreba i za ostalim uslugama koje nudimo. Da bismo, na primjer, došli do digitalizacije dokumentacije, potrebno je najprije „srediti“ arhivu. Iz tog razloga smo edukovali određeni broj arhivara, koji imaju zavidan broj sređenih arhiva iza sebe. U nekim slučajevima, klijenti imaju problem sa nedostatkom prostora ili jednostavno ne žele da gube vrijeme tragajući za dokumentacijom. Zato smo odlučili da opremimo prostor za čuvanje dokumentacije klijentima koji to žele i koju im u svakom trenutku možemo dostaviti. Dokumentaciju kojoj istekne rok čuvanja šrediramo, odnosno režemo na sitne komade, mašinama svjetski poznatog proizvođača šredera EBA GmbH, čiji smo i zastupnici.
Ima li i nekih novih planova, u svjetlu promjene vlasničke strukture?
U ovom poslu uvijek postoji još nešto što treba osvojiti, a vjerujem da ćemo kao dio kompanije Prointer ITSS biti u prilici da dodatno napredujemo u procesu digitalizacije. Ako posmatramo ADS kroz godine koje su iza nas, možemo reći da smo izrasli u respektabilno preduzeće zahvaljujući kako našim partnerima, tako i jasnoj viziji vlasnika kompanije. Već daleke 2007. godine, u sastavu agencije za obezbjeđenje Centurion iz Bijeljine, formiran je ADS sa ciljem da u narednim godinama postane lider u BiH. Do danas, bilo je nekoliko promjena vlasnika i svaki put smo dobili dodatni kvalitet. Posebno priznanje odajem zaposlenima u ADS-u, koji su dugi niz godina ostali vjerni firmi.
Interesantno je da je ADS jedini u BiH koji može da čuva i građu pod oznakom "TAJNO". Šta to zapravo znači?
U svom radu često se susrećemo sa informacijama koje su poprilično „osjetljive“, a njihova je vrijednost nekad neprocjenjiva. Iako je povjerenje najbitnije u ovom poslu, željeli smo i zvanično potvrdu Ministarstva bezbjednosti BiH da smo zaokružili sve mjere i postupke po pitanju rada sa „tajnom“ dokumentacijom, da je tako nazovem. I 2019. godine smo dobili Industrijsku dozvolu, kao još jednu potvrdu našeg kvaliteta.
To vjerovatno znači i da arhivari moraju biti ne samo stručni, već i ljudi od povjerenja?
Upravo tako. Svi zaposleni u ADS-u su sa dugogodišnjim radnim iskustvom i ljudi od povjerenja. Na taj način smo i stvarali kolektiv i zato među zaposlenima imamo čitav spektar različitih struka. Uvijek nam je bio cilj da jedni drugima vjerujemo i da svi budemo svjesni koliko je značajan posao koji radimo.
