Пожар у згради „Електрокрајине“ у центру Бањалуке који је, на срећу, прошао без људских жртава, направио је велику материјалну штету и још једном отворио питање на који начин се у институцијама и јавним установама у Српској чува важна документација и докле смо стигли са претврањем папира у најсигурније, дигиталне архиве.
Чињеница да је, како данас кажу из овог предузећа, сва важна документација смјештена у главном дијелу зграде који је остао нетакнут, такође је само „срећна околност“, без које би се прича о пожару вјероватно другачије завршила.
„Што се тиче документације, можемо рећи да је ријеч о десетак канцеларија које користи Електропривреда Републике Српске којој ми изнајмљујемо канцеларије, а неколико осталих су канцеларије Електрокрајине. Сва документација је у главном дијелу зграде који је остао читав”, каже Предраг Клинцов, портпарол Електрокрајине.
Свођење папирне документације на минимум, једини је начин да је трајно сачувате, кажу стручњаци из области архивирања. Од мајског потопа 2014, до пожара у згради Инвестиционо-развојне банке, показало се да такве ствари једноставно не можете да предвидите, објашњава Жељко Стојнић, директор компаније Инфинити АДС, чланице Инфинити Интернешнал Групе, и једног од лидера у дигиталном архивирању у БиХ. Напомиње да се овом проблему не поклања довољно пажње, упркос томе што предуслови за то постоје.
„И даље је већина документације у Српској у папирном облику, иако Закон о архивској дјелатности даје могућност ствараоцима документације да дигитализацијом сведу папирну документацију на минимум. Тешко је и набројати све институције и установе које су у ризику да заувијек изгубе кључна документа, а још теже објаснити важност те документације у свим њеним сегментима“, каже Стојнић за БЛ портал.
Напомиње и да нам у тој области недостаје јасна обавеза сваког ствараоца и имаоца документације да се са великом пажњом односи према грађи, али и оштрија казнена политика.
„Пооштравањем казнене политике и већим ангажманом Архива Републике Српске, Инспектората, Министарства правде, можемо уредити и ову област, како бисмо ухватили корак са напреднијим друштвима. Не смијемо дозволити да нам због немарности заувијек нестане документација која има архивску и историјску вриједност, слике, предмети које свједоче о минулим временима на овим просторима“, каже Стојнић.
Такође објашњава да интеграција дигиталних архива у архивске депое представља значајан корак напријед у ублажавању ризика од пожара и других катастрофа.
„У питању је такозвана дигитална репликација, односно архивски депо за смањење ризика, који се ослања на дигитализацију својих фондова. То значи стварање висококвалитетних дигиталних копија докумената, фотографија, рукописа и других материјала и све то се чува одвојено од физичких збирки. Такође, да би се обезбједила сигурност и приступачност дигиталних архива, оне се чувају на безбједним платформама заснованим на облаку. Ове платформе користе напредне безбједносне мјере за заштиту од нестајања података и неовлашћеног приступа“, објашњава Стојнић и наглашава да такви системи имају могућност праћења у реалном времену, као и планове опоравка од катастрофе.
Дигиталне архиве такође представљају складиште огромне количине података, обезбјеђујући свеобухватну резервну копију свих битних информација.
