Digitalna arhiva čuva važne papire za vječnost

O kakvoj se opremi i dokumentima zapravo radi?

Nakon dugogodišnjeg iskustva u ovom poslu, odlučili smo da se okrenemo i pomalo drugačijem vidu digitalizacije, a prije svega zaštiti građe koja je na prostoru Republike Srpske i Bosne i Hercegovine nastala u proteklih nekoliko vijekova. Dakle, radi se neprocjenjivom blagu naših muzeja, bibloteka, galerija, koje nam, praktično, više nije dostupno, jer sve što je u papirnim obliku u jednom trenutku postane isuviše pohabano i osjetljivo za upotrebu. Osim tih dragocjenosti, izuzetno važna, a podjednako osjetljiva građa su i matične knjige koje su decenijama u upotrebi i koje možete sačuvati jedino digitalnim arhiviranjem, baš kao i dokumenta iz školskih ustanova. Sve to ima trajnu vrijednost i ne smijemo dopustiti da, vremenom, bez svega toga ostanemo. U proteklom ratu, ali i u elementarnim nepogodama, požarima, već smo dosta toga izgubili i zato moramo biti svjesni da arhiva već odavno nije samo podrumska prostorija u kojoj „leže“ pomalo zaboravljeni papiri.

Sudeći prema spisku vaših klijenata, mnogi su toga već postali svjesni, ali, da li to znači da zaista prepoznajemo značaj arhive i potrebu da je sačuvamo?

„Na to pitanje odgovor bi mogao biti i da i ne. Mi smo već ušli u jedan projekat tog „osjetljivog“ arhiviranja u Brčkom i zaista vjerujemo da će ova nova tehnologija, u spoju sa našim znanjem i iskustvom, biti pun pogodak. Sa druge strane, imate činjenicu da u našim uslovima svaki veći izdatak može biti problem i da nam novac uvijek treba za nešto „preče“, pa arhivu ostavljamo kao posljednju stavku. Zato je neki i danas doživljavaju kao nužno zlo i dodatni trošak i zato još imamo gomilu vrijednih dokumenata po podrumima, izloženih svim mogućim vrstama oštećenja. A digitalno arhiviranje zapravo nije trošak, već ogromna investicija, jer je, zahvaljujući savremenim tehnologijama, sve ono što ste digitalizovali sačuvano za vječnost.

Kad kažete za vječnost, šta to zapravo znači? Gdje se i kako se čuva arhiva koja više nije papirna?

Prije svega, prednost digitalne arhive je i manji prostor za čuvanje. Nju možete čuvati lokalno, na serverima u samoj instituciji, s tim da se obezbijedi back-up svih slika i baza podataka, ili, kao sve više zastupljen način – u „oblaku“ (Cloud). Ipak, mikrofilm je i dalje najsigurniji medij za čuvanje digitalne arhive i zato je najbolje da imate hibridnu verziju, odnosno i mikrofilm sa kojeg se arhivski dokumenti uvijek mogu skinuti u slučaju bilo kakvog nepredviđenog događaja. Prednost mikrofilma je i u tome što ga je, u krajnjem slučaju, moguće očitati i bez posebnog čitača, dovoljno je povećalo i izvor svjetlosti.

Kod vas klijenti mogu dobiti sve te usluge o kojima govorite?

Da, jer smo kroz deceniju i po postojanja nastojali da pratimo evropske i svjetske trendove, koliko god smo mogli. Imamo odličnu saradnju sa našim partnerima iz Microform Partner Group, koji imaju višedecenijsko iskustvo u realizaciji projekata digitalizacije arhivske građe. Sad smo i u procesu nabavke opreme za digitalizaciju radioloških snimaka, jer smo imali dosta zahtjeva medicinskih ustanova. Njihova obaveza je da čuvaju te snimke desetinama godina, što je veliko opretećenje i zbog prostora i zbog dostupnosti tako važne dokumentacije. Zato postoje inicijative da nam i to bude jedan od projekata, jer se radi o poslu od velikog značaja i za zdravstvene ustanove i za građane.

Kao već etabliranoj i prepoznatoj kompaniji u oblasti digitalnog arhiviranja, koliko vam je pomoglo i to što ste postali dio velike Infinity grupacije?

Zbog svih rezultata koji stoje iza članica naše grupacije, izuzetno nam je značajno što smo njen dio i što su na ovaj način objedinjene bliske djelatnosti među kojima je i naša. Posebno nam je važna i korisna podrška renomiranog Prointera koji ima veliki potencijal i vrhunski kadar, kao i klijente kojima je nedostajao upravo ovaj dio kojim se mi bavimo. Najbolji primjer je, recimo, razvoj nekog DMS sistema, koji omogućava klijentu da kreira, upravlja i arhivira dokumentaciju u digitalnom obliku. Iza takvog sistema bitno je da stoji tim stručnjaka, kojih u Infinity grupaciji definitivno ima. Kao izuzetno bitan segment ovakvog projekta je i šta uraditi sa starom i važnom dokumentacijom, nastalom prije uvođenja DMS-a. I tu mi uskačemo, jer se taj posao ne može raditi usput i mora mu se pristupiti sa određenim kvalifikacijama i znanjem. Takođe, kako je naša grupacija uveliko zakoračila na regionalno tržište, i mi smo imali kontakte sa Sjevernom Makedonijom i Crnom Gorom čija su nam tržišta interesantna, ali ranije nismo imali potencijala da sami iskoračimo. Sada smo svakako u drugačijoj poziciji, jer nam se mnoga vrata otvaraju, a uz izuzetno stručan kadar koji imamo, malo je poslova u ovoj oblasti kojima ne možemo da odgovorimo.

Kad smo kod kadra, ima li na našem tržištu onoga što je vama potrebno?

Moram priznati da ga je zaista teško naći, upravo zbog činjenice da je arhiviranje postalo mnogo složeniji i zahtjevniji posao, prije svega digitalno. Kad kažete da je neko arhivar, odmah zamislite seriju “Državni posao”, a to više nisu službenici tog tipa. Znanje koje je sad potrebno su i informacione tehnologije, jer to više nije samo rad s papirima, a na tržištu imate ili stare arhivare ili informatičare. Zato mi uzimamo kadar koji možemo da edukujemo i tome smo izuzetno posvećeni, jer od prvog dana stvaramo svoj tim stručnih i odgovornih ljudi i nastojimo da ga sačuvamo. Uspjeli smo da čak i u ove dvije godine pandemijske krize uvećamo broj zaposlenih, jer bez dobrog tima nema posla, čak ni ako imate najbolju opremu na svijetu.